10.03.2018 tarih ve 30359 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren; “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” ve “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ”

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ

Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından, 24.03.2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 13’üncü maddesine dayanılarak hazırlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ 10.03.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Bu Tebliğ ile veri sorumlusuna başvuru ve başvuru işleminin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde alınacak ücret ile ilgili usul ve esaslar belirlenmiştir.

Veri Sorumlusuna Başvuru Hakkı ve Usulü

Kanun’un 6’ıncı maddesinde belirtildiği üzere, kişisel verileri işlenen gerçek kişiler, veri sorumlusuna başvuru hakkına sahiptir.

İlgili kişiler, başvurularını Türkçe olarak yapmak kaydıyla bu haktan yararlanabilecektir.

İlgili kişiler, Kanun’un 11’inci maddesinde sayılan hakları kapsamında taleplerini aşağıdaki yöntemlerle veri sorumlusuna iletebilecektir.

– Yazılı olarak

– Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi

tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle

– Başvurunun amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla.

Yapılacak başvuruda ilgili kişinin; adı, soyadı, başvuru yazılı ise imzası, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı ise C. kimlik numarası, yabancı ise uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon, faks numarası bilgileri ile talep konusunun yer alması zorunludur. İlgili kişi yapacağı başvuruda konuya ilişkin bilgi ve belgeleri de başvurusuna ekleyebilir.

Yazılı başvurularda, veri sorumlusuna veya temsilcisine başvuru evrakının tebliğ edildiği tarih; diğer yöntemlerle yapılan başvurularda, başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih başvuru tarihi olarak kabul edilecektir.

Başvuruya Cevap

Veri sorumlusu Kanun’un 11’nci maddesinde yer alan düzenlenmeye ek olarak;

İlgili kişi tarafından yapılacak başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür.

Cevap yazısında; veri sorumlusu veya temsilcisine ait bilgilerin, başvuru sahibinin; adı ve soyadı, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarasını, yabancılar için uyruğunu, pasaport numarasını veya varsa kimlik numarasını, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresini, varsa bildirime esas elektronik posta adresini, telefon ve faks numarasının, ilgili kişiye ait talep konusunun ve veri sorumlusunun başvuruya ilişkin açıklamaları bulunmak zorundadır.

Ücret

Başvuru işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde;

İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmayacaktır. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilecektir.

Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri ise sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemeyecektir.

Başvurunun, veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret ilgili kişiye iade edilecektir.

Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde

Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ

Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından, 24.03.2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 10’uncu maddesine dayanılarak hazırlanan Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ 10.03.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Bu Tebliğ ile veri sorumluları veya yetkilendirdiği kişilerce yerine getirilmesi gereken aydınlatma yükümlülüğü kapsamında uyulacak usul ve esaslar belirlenmiştir.

Kişisel Verilerin Elde Edilmesi Sırasında Aydınlatma Yükümlülüğü

Veri sorumlusu ya da yetkilendirdiği kişi tarafından sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi gibi fiziksel veya elektronik ortam kullanılmak suretiyle aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında aşağıda sayılan usul ve esaslara uyulması gerekmektedir:

İlgili kişinin açık rızasına veya Kanun’daki diğer işleme şartlarına bağlı olarak kişisel veri işlendiği her durumda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir.

Kişisel veri işleme amacı değiştiğinde, veri işleme faaliyetinden önce bu amaç için aydınlatma yükümlülüğü ayrıca yerine getirilmelidir.

Veri sorumlusunun farklı birimlerinde kişisel veriler farklı amaçlarla işleniyorsa, aydınlatma yükümlülüğü her bir birim nezdinde ayrıca yerine getirilmelidir.

Sicile kayıt yükümlülüğünün bulunması durumunda, aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde ilgili kişiye verilecek bilgiler, Sicile açıklanan bilgilerle uyumlu olmalıdır.

Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi, ilgili kişinin talebine bağlı değildir.

Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusuna aittir.

Kişisel veri işleme faaliyetinin açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştirilmesi halinde, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir.

Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında açıklanacak kişisel veri işleme amacının belirli, açık ve meşru olması gerekir. Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken, genel nitelikte ve muğlak ifadelere yer verilmemelidir. Gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için kişisel verilerin işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadeler kullanılmamalıdır.

Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında ilgili kişiye yapılacak bildirimin anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Kanun’un 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde yer alan “hukuki sebep” ten kasıt, aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin Kanun’un 5 ve 6’ncı maddelerinde belirtilen işleme şartlarından hangisine dayanılarak işlendiğidir. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında hukuki sebebin açıkça belirtilmesi gerekmektedir.

Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, kişisel verilerin aktarılma amacı ve aktarılacak alıcı grupları belirtilmelidir.

Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerden hangisiyle elde edildiği açık bir şekilde belirtilmelidir.

Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken eksik, ilgili kişileri yanıltıcı ve yanlış bilgilere yer verilmemelidir.

Kişisel Verilerin İlgili Kişiden Elde Edilmemesi Halinde Aydınlatma Yükümlülüğü

Kişisel verilerin ilgili kişiden elde edilmemesi halinde veri sorumlusu aşağıdaki hallerde ilgili kişiyi aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirmelidir.